Comment préparer un onboarding ?

L’onboarding ou le processus d’intégration virtuelle des collaborateurs est l’un des aspects les plus importants de la création d’une équipe professionnelle. Il a lieu dans les entreprises après le processus de recrutement, lors de l’entrée en poste.

Même d’excellents spécialistes peuvent souffrir d’un manque de communication ouverte, d’attentes ou de responsabilités mal ou non définies, ce qui se traduit inévitablement par une baisse de productivité. Vous trouverez dans cet article plusieurs conseils d’onboarding pour aider un nouveau collaborateur à s’adapter et à s’intégrer le mieux possible dans votre entreprise.

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Préparation de l’onboarding

Il est crucial d’organiser correctement le processus d’onboarding d’un salarié pour s’assurer qu’il se déroulera de manière fluide.

  • Tout d’abord, occupez-vous de signer tous les documents requis avant le premier jour du nouveau collaborateur dans votre entreprise. Cela permettra d’allouer plus de temps au contact humain avec votre salarié et de créer une première impression positive.
  • Ensuite, veillez à préparer toutes les informations et tous les outils nécessaires dont votre nouveau collaborateur aura besoin pour effectuer un travail efficace.
  • Une communication régulière est essentielle, en particulier à la période du début de l’onboarding. Pensez donc à mettre en place des canaux de communication fiables et à l’échange d’informations lors de la préparation du plan d’onboarding.

Les différentes étapes du déroulé de l’onboarding

Pour le bon déroulé de cette étape importante, il est primordial de passer par les étapes suivantes

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Étape 1 : Un accueil chaleureux

Embaucher un collaborateur à distance ne signifie pas qu’il devra être traité différemment d’un collaborateur interne. En tant que manager, il vous incombe la tâche de veiller à ce qu’il ne se sente pas moins important qu’un salarié interne de l’entreprise. De plus, commencer un nouveau poste est toujours stressant, et c’est l’occasion pour vous d’aider les nouvelles recrues à s’adapter le plus harmonieusement possible.

L’une des meilleures façons de présenter un nouveau collaborateur à sa nouvelle équipe et à ses collègues est de faire un message de bienvenue. Vous pouvez envoyer ce message par courrier électronique ou dans le chat de groupe de votre entreprise. Pensez également à organiser une conférence téléphonique avec les membres de l’équipe le premier jour pour rendre l’expérience d’intégration encore plus conviviale.

Étape 2 : Prolongez le processus d’onboarding

Il est essentiel d’allouer suffisamment de temps à chaque nouvelle recrue pour qu’elles puissent s’adapter et se familiariser avec l’entreprise. Il n’est pas suffisant de prêter attention au nouveau collaborateur uniquement le premier jour, alors assurez-vous de les soutenir pendant une plus longue période, au minimum toute la première semaine.

Au tout début, une communication excessive est préférable à une absence de communication. Au cours de la première semaine d’onboarding, prévoyez des contrôles quotidiens par le biais de réunions vidéo individuelles, d’e-mails ou de chats pour discuter et ajuster si nécessaire leurs performances et clarifier toute préoccupation.

Même si votre nouvelle recrue fait un travail à distance, n’oubliez pas de lui offrir la possibilité de visiter les bureaux de l’entreprise ou même d’y suivre une formation. Cela lui permettra, non seulement de rencontrer ses collègues, mais également de voir comment l’entreprise fonctionne au quotidien.

Étape 3 : Recueillir des commentaires

Il est essentiel de recueillir des informations sur les expériences des nouveaux collaborateurs afin d’améliorer l’onboarding des entreprises. Veillez à leur demander de partager leur opinion avec le service de recrutement de l’entreprise par la suite afin de déterminer les points faibles du programme. Offrez au nouveau collaborateur les moyens les plus pratiques de partager ses idées. Créez, par exemple, une enquête en ligne anonyme permettant de parler de leur expérience d’onboarding.

Un accueil efficace des nouvelles recrues permet à chaque salarié d’effectuer un travail efficace et d’éviter des malentendus sur le long terme. L’onboarding virtuel peut sembler difficile pour un manager, mais il ne sera pas si différent d’un processus interne.

Votre objectif principal est de faire en sorte que les nouveaux membres de l’équipe se sentent dans un environnement favorable. Pour y parvenir, intégrez davantage de relations humaines. Il est crucial de fournir aux nouvelles recrues le plus d’informations possible, d’être transparent et attentif, mais aussi de leur laisser le temps de s’adapter et la possibilité d’exprimer leurs opinions.

Ainsi, le manager ne se retrouvera pas seulement avec un nouveau collaborateur satisfait, mais aussi avec un excellent programme d’intégration à mettre en place pour tous les futurs collaborateurs de son entreprise.