En 2025, le barème kilométrique officiel ne ressemble plus à celui d’hier : le type de véhicule et la fréquence des trajets s’invitent désormais dans le calcul. Résultat ? Certains cadres reçoivent encore des remboursements d’un autre temps, pendant que d’autres profitent déjà des nouveaux taux. Les jurisprudences récentes l’ont confirmé : intégrer les frais de covoiturage dans les indemnités, c’est possible, à condition de justifier chaque centime dépensé.
Désormais, tout salarié qui multiplie les déplacements en covoiturage doit produire un relevé détaillé de la répartition des coûts. C’est la clé pour éviter litiges ou mauvaises surprises lors d’un contrôle. Les plateformes spécialisées délivrent des attestations, mais toutes les entreprises ne les considèrent pas au même niveau.
Frais de déplacement professionnel : pourquoi s’y intéresser en 2025 ?
La question du déplacement professionnel dépasse le simple cadre comptable. Il s’agit d’un enjeu d’organisation, de gestion des coûts et d’adaptation aux mobilités durables. En 2025, le trajet domicile-travail concentre l’attention : les salariés cherchent à conjuguer efficacité, confort et impact environnemental. De leur côté, les entreprises naviguent dans un contexte réglementaire mouvant, avec de nouvelles règles sur la prise en charge des frais de transport.
Les règles évoluent. Depuis janvier, le forfait mobilités durables devient un véritable moteur pour favoriser les déplacements partagés, dont le covoiturage. La loi pousse dans ce sens : exonérations sociales, nouveaux dispositifs fiscaux, discussions renforcées sur les politiques de mobilité. Tout dépend alors de la distance, du mode de transport, du type de véhicule utilisé ou de la fréquence des déplacements professionnels.
Voici en quoi la fixation d’un prix covoiturage précis compte autant pour les salariés que pour les entreprises :
- Pour les salariés, une répartition honnête des frais à chaque trajet partagé.
- Pour les entreprises, l’assurance de remboursements légitimes et d’un budget mobilité maîtrisé.
Distance, régularité, politique interne : chaque facteur influe sur le calcul du tarif. Difficile désormais de séparer le trajet domicile-travail de la stratégie RSE globale. En 2025, le déplacement s’installe au cœur du dialogue social et des arbitrages collectifs.
Quels éléments prendre en compte pour calculer un tarif juste ?
Établir un prix de covoiturage cohérent ne se fait ni au hasard, ni à l’intuition. Le barème kilométrique de l’administration fiscale s’impose comme la référence, offrant un cadre reconnu pour calculer la prise en charge des kilomètres parcourus. Ce barème différencie la puissance fiscale du véhicule : une petite citadine n’entraîne pas les mêmes dépenses qu’un SUV ou une voiture hybride. La montée en puissance des véhicules électriques appelle d’ailleurs à affiner l’évaluation, puisque le coût de l’énergie varie du tout au tout.
Mais l’équation ne s’arrête pas là. Le montant doit aussi intégrer la distance réelle, la régularité des déplacements, la dépréciation du véhicule, l’usure, les frais d’entretien, et bien sûr l’assurance. Le remboursement des covoiturages doit tout couvrir, sans excès ni manque. L’idée n’est pas de gagner, mais de partager au plus juste.
Pour clarifier cette approche, voici les paramètres qui entrent systématiquement en ligne de compte :
- Indemnité kilométrique : la base, ajustée selon le véhicule et sa puissance fiscale.
- Dépenses annexes : parking, péages, frais d’entretien exceptionnels.
- Gestion collective : la transparence doit primer, le barème partagé entre participants pour prévenir toute contestation.
Enfin, la dimension collective compte : ajuster le tarif selon le nombre de covoitureurs, garantir un partage équitable, gérer la répartition des indemnités kilométriques de façon lisible et admise par tous. Tout doit pouvoir se justifier, documenter, expliquer.
Les barèmes officiels et nouveautés à connaître cette année
Le barème kilométrique de l’administration fiscale reste la base pour fixer le prix covoiturage lors d’un déplacement professionnel ou d’un trajet domicile-travail. Mis à jour chaque année, il prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue, afin de refléter le plus fidèlement possible les frais engagés. Il s’applique aussi bien aux déplacements individuels qu’aux trajets partagés et sert de référence pour toute déclaration fiscale.
Pour 2024-2025, la forfaitisation des mobilités durables continue sa progression. Le forfait mobilités durables, accessible à davantage de salariés, ouvre droit à une exonération de cotisations sociales sur le remboursement des frais de covoiturage, dans la limite de 700 € par an. Ce dispositif encourage l’adoption de modes de transport sobres, tout en s’adaptant aux contraintes des entreprises.
Pour visualiser ces points clés, voici les nouveautés à retenir :
- Barème kilométrique : calcul simplifié selon la puissance du véhicule et la distance.
- Forfait mobilités durables : peut s’ajouter à la prise en charge des transports publics.
- Exonération de cotisations sécurité sociale : possible, sous certaines conditions, pour entreprises et salariés.
Pilotée par la recherche de conformité et de transparence, la gestion du prix covoiturage suppose de respecter les plafonds réglementaires, d’adapter la méthode de calcul, et de veiller à la déclaration correcte des sommes perçues. On se protège ainsi de tout risque de redressement.
7 étapes simples pour optimiser vos remboursements sans prise de tête
1. Identifiez précisément chaque type de déplacement
Commencez par distinguer le déplacement professionnel du trajet domicile-travail. Seuls les déplacements effectués dans le cadre d’une mission ouvrent droit à un remboursement intégral sur la base des frais réels. Pour le trajet domicile, lieu de travail, le barème forfaitaire s’applique. Cette distinction pose les bases du remboursement légitime.
2. Relevez chaque kilomètre parcouru
Soyez rigoureux : notez précisément la distance effectuée à chaque trajet. La fiabilité du calcul dépend de la justesse de ces relevés.
3. Appliquez le barème officiel
Appuyez-vous sur le barème kilométrique en vigueur, publié chaque année, pour déterminer le montant. Tenez compte de la puissance fiscale du véhicule et des kilomètres parcourus.
4. Intégrez toutes les dépenses engagées
Pensez à ajouter l’ensemble des frais connexes : repas, hébergement, péages, parking. Ces postes s’additionnent au socle du remboursement réel.
5. Conservez chaque justificatif
Rassemblez tous les documents : factures, tickets, relevés de parcours. Cette traçabilité facilite la gestion et la déclaration auprès de l’entreprise.
6. Utilisez une méthode de remboursement adaptée
Si vos frais dépassent le forfait, optez pour le remboursement réel. Sinon, l’indemnité kilométrique simplifiée peut suffire, selon votre statut et la politique de l’entreprise.
7. Tenez compte des nouvelles modalités
Le forfait mobilités durables s’ajoute, sous certaines conditions, pour les déplacements domicile-travail. Il vient compléter le remboursement forfaitaire et s’adapte parfaitement au télétravail ou aux nouveaux rythmes hybrides.
Le calcul du prix covoiturage ne relève plus de l’improvisation. Entre barèmes affinés, transparence des coûts et dispositifs en plein essor, chacun trace sa route, mieux équipé que jamais pour conjuguer équité, conformité et mobilité partagée.
